1. Bürokratie ist notwendig – aber sie braucht einen Zweck
Bürokratie ist nicht grundsätzlich schlecht. Ein Staat und auch eine Stadtverwaltung brauchen Regeln, Verfahren und Kontrollen. Wo öffentliche Gelder verteilt, Leistungen gewährt oder Sicherheit gewährleistet werden muss, braucht es klare Vorgaben.
Die Frage ist deshalb nicht: Wie schaffen wir Bürokratie ab?
Die richtige Frage lautet: Wann dient Bürokratie noch ihrem Zweck – und wann dient der Mensch nur noch der Bürokratie?
Denn Vorschriften sind für Menschen da und nicht Menschen für Vorschriften.
2. Eine Regel muss verständlich sein
Eine gute Vorschrift muss so klar sein, dass Bürgerinnen, Bürger und auch die Verwaltung verstehen können, was gemeint ist.
Wenn eine Regel erst durch mehrere Ebenen von Auslegung, Kommentaren und Rückfragen verständlich wird, haben wir ein Problem.
Je unklarer eine Vorschrift ist, desto größer wird der Interpretationsspielraum. Und je größer dieser Interpretationsspielraum, desto eher entstehen unterschiedliche Auffassungen, Widersprüche und im Zweifel auch Rechtsstreitigkeiten.
Das belastet nicht nur Bürger und Verwaltung. Es belastet irgendwann auch Gerichte und schafft weitere Bürokratie.
Eine gute Regel sollte deshalb möglichst klar sagen, was gilt, warum es gilt und was im konkreten Fall möglich ist.
3. Ermessen bedeutet: Entscheiden
Viele Vorschriften geben der Verwaltung bewusst einen Entscheidungsspielraum. Das ist
kein Fehler der Vorschrift, sondern ist gewollt.
Der Gesetzgeber sagt damit: „Nicht jeder Fall ist gleich.“ Deshalb soll der konkrete Einzelfall betrachtet werden.
Genau hier beginnt Verantwortung.
Wer bei jeder Entscheidung nur fragt: „Was ist die strengste Auslegung, mit der ich garantiert nichts falsch mache?“, der nutzt sein Ermessen nicht aus. Er macht Dinge im Zweifel lieber unmöglich, obwohl die Vorschrift sie möglich machen würde.
Ermessen bedeutet nicht, Regeln außer Kraft zu setzen. Ermessen bedeutet, den Spielraum zu nutzen, den die Regel ausdrücklich lässt.
Natürlich bedeutet das auch Verantwortung. Wer einen Spielraum zugunsten eines Bürgers nutzt, kann nicht ausschließen, dass trotzdem einmal etwas schiefgeht.
Aber genau deshalb brauchen wir eine vernünftige Fehlerkultur. Wir dürfen keine Verwaltung schaffen, in der Nichtentscheiden als sicherste Entscheidung gilt.
4. Verantwortung braucht Vertrauen
Menschen verhalten sich auch danach, welche Erfahrungen sie mit Verantwortung machen.
Wenn ein Sachbearbeiter eine Entscheidung trifft, mit der er innerhalb seines Zuständigkeitsbereichs etwas möglich macht, und dafür anschließend hört:
„Das haben Sie gut gemacht. Sie haben Ihren Entscheidungsspielraum genutzt und die Sache sinnvoll gelöst.“
dann ist das eine Ermutigung.
Der Mitarbeiter weiß: „Ich darf Verantwortung übernehmen. Meine Entscheidung wird gesehen und grundsätzlich wird mir zugetraut, dass ich meinen Aufgabenbereich beherrsche.“
Das funktioniert auch andersherum.
Wenn die erste eigenständige Entscheidung sofort dazu führt, dass gefragt wird, warum vorher nicht der Vorgesetzte eingeschaltet wurde, warum der vermeintliche Dienstweg nicht
eingehalten oder warum man überhaupt auf die Idee gekommen ist, selbst zu entscheiden, dann lernt der Mitarbeiter ebenfalls etwas.
Nämlich: „Beim nächsten Mal frage ich lieber vorher.“ Und irgendwann fragt jeder jeden.
Dann wandert eine Entscheidung vom Sachbearbeiter zum Teamleiter, vom Teamleiter zum Abteilungsleiter und am Ende liegt sie auf dem Tisch eines Dezernenten, auf dem sie vielleicht nie hätte liegen müssen.
Das ist nicht mehr Kontrolle. Das ist Lähmung.
Wir brauchen deshalb Vertrauen in gut ausgebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wer für einen bestimmten Aufgabenbereich verantwortlich ist, muss dort auch Entscheidungen treffen dürfen.
Das bedeutet nicht, dass Vorgesetzte keine Kontrolle ausüben sollen. Aber Führung sollte nicht bedeuten: „Treffen Sie bitte keine Entscheidung, alles muss über meinen Tisch.“
Gute Führung bedeutet vielmehr: „Treffen Sie Entscheidungen. Wenn etwas nicht optimal war, sprechen wir darüber und machen es beim nächsten Mal besser.“
Das stärkt Verantwortung, Motivation und Kreativität.
5. Das Extrawürstchen-Prinzip
Eine Ausnahme von einer Regel kann sinnvoll sein. Manchmal ist sie sogar notwendig, weil das Leben eben nicht in Normgrößen daherkommt.
Das Problem beginnt, wenn aus der Ausnahme die Ausnahme der Ausnahme wird. Dann entsteht:
Grundregel → Ausnahme → Ausnahme der Ausnahme → Ausnahme der Ausnahme der Ausnahme.
Und plötzlich beschäftigt sich die Verwaltung mehr damit, die Ausnahmen der Regel zu verwalten, als mit dem ursprünglichen Zweck der Regel.
Jedes zusätzliche „Extrawürstchen“ braucht möglicherweise wieder eine Definition, einen Nachweis, eine Prüfung und eine Zuständigkeit.
So wächst Bürokratie nicht unbedingt langsam. Sie kann sich selbst immer weiter vermehren. Deshalb sollten wir uns bei jeder neuen Ausnahme fragen:
Brauchen wir diese wirklich – oder schaffen wir damit gerade den nächsten Rattenschwanz?
6. Tatsachen sind keine Annahmen
Verwaltung muss planen und Prognosen treffen. Das ist selbstverständlich. Aber zwischen einer Tatsache und einer Annahme gibt es einen Unterschied. Eine vernünftige Entscheidung folgt möglichst dem Prinzip:
Tatsache → Bewertung → Prognose → Entscheidung.
Problematisch wird es, wenn daraus wird:
Annahme → weitere Annahme → weitere Annahme → Horrorszenario → neue Vorschrift.
Nicht jede Möglichkeit ist ein Handlungsbedarf.
Wir sollten deshalb immer wieder fragen, was wissen wir tatsächlich? Was ist wahrscheinlich? Und was ist lediglich denkbar?
Denn wenn jede denkbare Möglichkeit zur Grundlage einer neuen Regel wird, kann man am Ende für fast alles eine Vorschrift erfinden.
7. Nach einem Fehler muss man die Ursache suchen
Wenn etwas schiefgeht, ist die erste Reaktion oft: Wir brauchen eine neue Regel. Aber das ist nicht immer richtig.
Zuerst muss man fragen: Warum ist es schiefgegangen?
War die Regel falsch? Wurde sie nicht eingehalten? Gab es einen Fehler im Verfahren? Hat jemand bewusst gegen eine Vorgabe verstoßen? Oder handelt es sich um ein Risiko, das sich trotz aller Vorsicht nicht vollständig vermeiden lässt?
Erst wenn die Ursache bekannt ist, sollte man über eine Veränderung nachdenken. Nicht jeder Regelverstoß ist ein Beweis dafür, dass wir neue Regeln brauchen.
Und auch ein Beinahe-Unfall ist nicht automatisch der Beweis dafür, dass ein völlig neues Regelwerk erforderlich ist.
Aus einem Ereignis muss man lernen. Aber man sollte nicht aus jeder denkbaren Katastrophe gleich eine neue Vorschrift machen.
8. Absolute Sicherheit gibt es nicht
Sicherheit ist wichtig. Aber absolute Sicherheit gibt es nicht. Der Staat kann Risiken verringern. Er kann das Lebensrisiko nicht abschaffen.
Wer versucht, jede noch so theoretische Gefahr auszuschließen, landet irgendwann bei Vorschriften, die mehr Aufwand verursachen als Nutzen bringen.
Dann drehen wir vielleicht irgendwann das ganze Haus, um eine Glühbirne zu wechseln.
Das Ziel muss deshalb sein, Risiken vernünftig zu reduzieren, nicht das gesamte Leben so zu regeln, dass überhaupt nichts mehr passieren kann.
9. Regeln dürfen nicht ihre eigene Komplexität verwalten
Eine Vorschrift erzeugt nicht nur eine Handlung. Sie kann weitere Prüfungen, Zuständigkeiten, Nachweise und Genehmigungen auslösen. Aus einer kleinen Regel wird eine ganze Regulierungskaskade.
Deshalb sollte bei jeder neuen Regel nicht nur gefragt werden:
„Ist diese Regel sinnvoll?“
Sondern auch: „Was löst diese Regel anschließend noch alles aus?“
Denn eine Regel kann für sich genommen vernünftig sein und trotzdem ein Verfahren schaffen, das am Ende unverhältnismäßig kompliziert wird.
10. Bürokratie entsteht auch aus Angst
Bürokratie entsteht nicht immer aus bösem Willen. Oft entsteht sie aus Unsicherheit.
„Dürfen wir das überhaupt?“
„Was ist, wenn jemand später fragt, warum wir das so gemacht haben?“
„Was ist, wenn der Datenschutz dagegen spricht?“
„Was ist, wenn etwas schiefgeht?“
Diese Fragen sind grundsätzlich richtig. Aber wenn aus jeder Unsicherheit eine zusätzliche Prüfung und aus jeder Prüfung eine zusätzliche Dokumentation wird, entsteht eine Bürokratie, die sich selbst absichert.
Angst vor der Angst ist auch Bürokratie.
Datenschutz ist wichtig. Rechtssicherheit ist wichtig. Kontrolle ist wichtig. Aber sie dürfen nicht zu pauschalen Totschlagargumenten werden. Es muss konkret geprüft werden, welche Daten für welchen Zweck aufgrund welcher Grundlage genutzt werden dürfen.
Wir brauchen deshalb nicht weniger Rechtssicherheit, sondern mehr Wissen darüber, was tatsächlich erlaubt ist.
11. Bürokratie gibt es auch innerhalb der Verwaltung
Entbürokratisierung bedeutet nicht nur, Bürger von Formularen zu befreien. Auch innerhalb der Verwaltung kann unnötige Arbeit entstehen.
Muss wirklich alles doppelt geprüft werden? Muss jeder Vorgang durch fünf Hände gehen?
Muss jeder Kontrolleur noch einen Kontrolleur haben?
Kontrolle ist notwendig. Aber Kontrolle muss einen zusätzlichen Nutzen bringen.
Wir brauchen nicht immer einen Kontrolleur für den Kontrolleur.
Manchmal brauchen wir einfach einen guten Kontrolleur – und ein vernünftiges System.
Vertrauen bedeutet dabei nicht, auf Kontrolle zu verzichten. Vertrauen bedeutet, Kontrolle dort einzusetzen, wo sie tatsächlich etwas verbessert.
12. Digitalisierung muss Verfahren verändern
Ein Formular am Computer auszufüllen, es anschließend auszudrucken, zu unterschreiben, wieder einzuscannen und per E-Mail zu verschicken, ist keine echte Digitalisierung. Das ist Papier mit Zwischenstopp im Computer.
Digitalisierung muss deshalb weitergehen. Zuerst sollte die Frage stehen:
Brauchen wir diesen Prozess überhaupt? Wenn ja:
Kann er einfacher werden? Und erst dann:
Kann er digitalisiert werden?
Wenn mehrere Stellen an einem Vorgang beteiligt sind, müssen Informationen nicht zwingend nacheinander durch die Verwaltung wandern. Sie können, soweit rechtlich und technisch möglich, parallel bearbeitet werden.
Das spart Zeit. Und Zeit ist gerade in einer Verwaltung, deren Aufgaben immer weiterwachsen, eine der wichtigsten Ressourcen.
13. KI kann Kontrolle besser machen
Auch künstliche Intelligenz kann dabei helfen, Bürokratie abzubauen. Nicht indem sie den Menschen ersetzt, sondern indem sie ihm Arbeit abnimmt.
Digitale Systeme und KI können beispielsweise auf fehlende Angaben, Widersprüche, Auffälligkeiten oder Plausibilitätsprobleme hinweisen.
Dann muss nicht jeder Vorgang vollständig nach demselben Muster kontrolliert werden. Die Maschine unterstützt.
Der Mensch entscheidet.
So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Zeit dort einsetzen, wo tatsächlich menschliche Bewertung, Verantwortung und Erfahrung gebraucht werden.
Gerade wenn immer mehr Aufgaben auf immer weniger Personal treffen, können wir es uns nicht leisten, wertvolle Arbeitszeit mit unnötigen Routinen zu verbrauchen.
14. Der Bürger ist nicht die Datensammelstelle des Staates
Ein Verfahren beginnt meistens mit einem konkreten Anliegen. Der Bürger möchte eine Leistung, eine Genehmigung oder eine Entscheidung.
Dafür dürfen und müssen bestimmte Informationen erhoben werden.
Aber daraus darf nicht automatisch folgen: „Wenn wir die Daten ohnehin haben, können wir damit ja noch fünf andere Dinge machen.“
Und dann kommen weitere Fragen, weitere Felder und weitere Nachweise hinzu.
So wird aus einem konkreten Verwaltungsverfahren irgendwann eine Datensammlung für alle möglichen Zwecke.
Der Bürger beantragt eine Leistung. Er wird dadurch nicht automatisch zum Statistiker des Staates.
Auch hier gilt: Erst fragen, welche Informationen wirklich gebraucht werden. Dann prüfen, welche Informationen bereits vorhanden sind und rechtmäßig genutzt werden können.
Nicht jede zusätzliche Information macht eine Verwaltung besser.
15. Verantwortung braucht klare Grenzen
Wer Verantwortung übernimmt, muss wissen, wofür er verantwortlich ist.
Wenn jeder Mitarbeiter am Ende für jedes denkbare Risiko verantwortlich gemacht werden kann, entsteht zwangsläufig Vorsicht.
Und aus Vorsicht wird schnell Bürokratie.
Dann werden lieber drei Formulare ausgefüllt, zwei zusätzliche Unterschriften eingeholt und noch einmal der Vorgesetzte gefragt. Nicht weil es sachlich notwendig wäre, sondern weil niemand derjenige sein möchte, bei dem später die Frage gestellt wird: „Warum haben Sie das entschieden?“
Eine vernünftige Verwaltung braucht deshalb klare Zuständigkeiten und eine Führung, die Verantwortung auch tatsächlich zulässt.
16. Entbürokratisierung beginnt im Kopf
Bürokratie ist menschengemacht und deshalb kann sie auch von Menschen verändert werden.
Dazu müssen wir unsere Haltung verändern.
Wir müssen nicht bei jedem Problem zuerst fragen:
„Welche neue Vorschrift brauchen wir“ Wir sollten häufiger fragen: „Was ist eigentlich das Problem und wie lösen wir es mit möglichst wenig Aufwand?“
Wir müssen nicht jede Ausnahme verhindern. Wir müssen aber aufpassen, dass aus einer Ausnahme nicht ein eigenes Regelwerk entsteht.
Wir müssen nicht auf Kontrolle verzichten. Wir müssen aber aufhören, Kontrolle mit Misstrauen zu verwechseln.
Wir müssen nicht jedes Risiko ausschließen. Wir müssen akzeptieren, dass Menschen Verantwortung übernehmen und dabei auch einmal Fehler machen.
Und wir müssen eine Verwaltung schaffen, in der ein Mitarbeiter, der etwas im Rahmen des Rechts möglich macht, nicht zuerst Angst vor seinem Vorgesetzten, oder einer imaginären Regressforderung haben muss.
Denn Motivation ist keine Nebensache.
Wer Verantwortung übernimmt und dafür Vertrauen bekommt, übernimmt meistens auch beim nächsten Mal Verantwortung.
Wer vor einer Entscheidung ein Katastrophenszenario ausgemalt bekommt, wer für jede Entscheidung einen Deckel bekommt, lernt etwas anderes: „Mach lieber nichts, dann kannst du auch nichts falsch machen.“
Das kann nicht unser Anspruch sein.
17. Drehen wir das Haus?
Die Geschichte von den Schildbürgern ist deshalb bis heute so treffend. Man kann sich so sehr mit einer Lösung beschäftigen, dass man irgendwann vergisst, welches Problem man eigentlich lösen wollte.
Genau das darf uns bei der Bürokratie nicht passieren.
Wir brauchen Regeln. Wir brauchen Kontrolle. Wir brauchen Datenschutz. Wir brauchen Sicherheit. Wir brauchen Rechtssicherheit.
Aber alles muss einem Zweck dienen.
Wenn wir anfangen, immer neue Regeln aufzustellen, immer neue Ausnahmen zu schaffen, immer neue Nachweise zu verlangen und immer neue Kontrollen einzubauen, dann müssen wir irgendwann innehalten und fragen:
Helfen wir gerade noch dabei, die Glühbirne zu wechseln – oder drehen wir schon das ganze Haus?
Entbürokratisierung bedeutet deshalb nicht, den Staat schwächer zu machen.
Sie bedeutet, ihn vernünftiger, schneller und verantwortungsbewusster zu machen. Und vor allem bedeutet sie, den Menschen wieder stärker in den Mittelpunkt zu stellen.
Nicht das Haus drehen, wenn eigentlich nur die Glühbirne gewechselt werden muss.